顧客からの「打ち合わせしたい」を拒否して乗り切るには?

無駄な打ち合わせは避けたいタカノメです。

クライアントワークのときに、顧客から電話で「打ち合わせしたいから来てくれませんか?」と言われることありますよね?

「とりあえず来てくださいよ」って、とりあえず!ってなんだ!というやつです(笑。

営業職なら売上を上げるためにも、苦もなく訪問する場合があると思います。しかし、技術系や制作系の職種の場合だと、可能ならば度重なる打ち合わせは避けたいものです。

打ち合わせは電話・メールにしたい…そんな本心を持ちつつ打ち合わせで時間ロスして苦しんでいる方のために、情報シェアします。

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打ち合わせしたい…を拒否する前に

クライアントから電話やメールで「打ち合わせをしたい。来て欲しい…」という裏側を探る必要があります。

  • メールでやりとりするのが面倒くさい
  • 電話だと相手の顔が見えないから嫌だ
  • 口頭だとニュアンスが伝わらない
  • 納期が迫っているから早く完成するために
  • 今の状況を知りたい
  • 業者を言いように使いたい  など

このような面倒くさがり屋かせっかち屋が多いのではないでしょうか。年齢や業種にもよりますが、打ち合わせが好きな人もいそうですね。

このひとたちの共通点は、

  • 簡単に打ち合わせにきてくれる
  • 早めに解決したい

と思っていることです。呼び出せば、来てくれる、そのような営業職と間違えている点です。

この誤解を遠回しに伝えることで、半分以上のクライアントは納得してくれます。

打ち合わせを拒否する文言

必要な打ち合わせは当然するべきだと思います。

しかし、まったく不必要な10~15分で終了するような打ち合わせは、わざわざ訪問するほどでもないはずです。(クライアント側にとって、必要と思っている場合もありますが…要するに要件の内容です)

そこで、クライアントに伝えている文言は、3つのパターンです

「とにかく忙しくて予定があかないんですよ」

忙しいアピールです(笑。技術職なので営業と違って社内の作業が膨大にあることを伝えるのがポイントですね。毎日終電近くまで、働いていて時間があかないと生々しさもあれば、さらに伝わります。

「予定空くのはいつなの?」と聞き返してくる場合には、「全く読めないのです。4週間先になら、時間が作れそうなのですが、ご迷惑をお掛けしてしまいます」と申し訳無さそうに。そして、すぐに「どのような内容ですか?いま、電話口で解決できそうな感じなので、お聞きしますよ!」と。

4週間先よりは、今に解決できるのなら、もちろんクライアントの選択は「今」です。時は金なりですからね。

「社内的なルールで、行きたいけど行けないんですよ」

あくまで本心としては打ち合わせしたい、でも会社都合で行けないことにします。理由をつくるのはちょっとテクニックがいるかもしれません。

「社内的に、打ち合わせの行き過ぎでトラブルになった例があるんですよ。打ち合わせ回数が増えたことによって、追加請求になって顧客とトラブルになって…。つい先日、別案件で私も怒られたばっかりで。◯◯さんとは、そうにはなりたくないんです。本当は行きたいんですけど」

会社に縛られている状況や他社がトラブルになっているのを持ち出したうえで、本心は行きたいというのを明確に伝えます。顧客思いを全面に出すためです。「それなら仕方ないね」という雰囲気を出しつつ、「電話やメールでしたら、いつでも連絡取れますから!」と言えば気持ちのフォローができます。

「ずっと咳が止まらなくて、移したら迷惑かけてしまいます」

これは事前に仕込んでおく必要がありますが(笑、ずっと咳が出ていて体調が悪い状態にします。

2・3日の咳ではなく、1・2週間の咳が続いているのがポイントです。さらに、今後検査に行くことになっていること。「この風邪を移したら、本当に申し訳ない。迷惑をかけてしまう」と顧客思いを貫き通しましょう。

普通の顧客なら、無理をさせてはいけないと思いますし、病人が来てもどうしょうもないとも思って諦めてくれます。

目的に応じたスケジュール通りの打ち合わせ

そもそもの話になってしまいますが…、無駄な打ち合わせを発生しないためには、最初からスケジューリングを顧客と共有し、各打ち合わせ毎に目的を立てて、漏れ無く進めていく。これが鉄則ですね。

主導権を取ってクライアントワークを進めていくと、なにも呼ばれることはありません。

主導権を取るためには信頼をされること、安心感があることが必要です。経験と自信があれば、その顧客との初回の打ち合わせから主導権を取って進められるようになりますよ。

あとがき

後手後手にまわると、さらにトラブルの引き金になりかねません。そうならないためにも、無駄な打ち合わせをつくらないで進めるといいですね。

それでは、また!

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