freeeの見積書作成して、隠れ機能をなんとか運用するレベルに。

freeeに見積書の作成項目があるのはご存じですか?

たぶん圧倒的に知らない人が多く、知っていたとしても請求書だけだと思います。

そして大半の人は、見積書や請求書の管理をmisocaのような別サービスを利用しちゃっているのではないでしょうか?

今回、あえてfreeeで見積書→請求書の流れを作りたく、多少強引に運用できるレベルになったので情報シェアです。

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複数サービスを利用しなくない、freeeだけで完結させない

今回のきっかけは、「misocaを使ってみたけど、別々に管理するのが大変!面倒くさい!」と思ったからです。

確かにmisocaは見積書・納品書・請求書の一元管理ができて、かつ郵送手配をおこなってくれる利便性があります。忙しい時には、ポチポチできるのは役立ちますよね。

しかし、しばらく使っていると気になったのが、freeeとmisocaの連携が面倒くさいこと。

  • misocaからfreeeにデータを飛ばす手間がある
  • freeeとmisocaの2画面を行ったり来たりするのが面倒くさい
  • freeeに請求書のPDFデータなどをすべてまとめたい

というわけで、misocaを上手く使いこなせてないのかもしれませんが、シンプルにしたい派にとってはなんとかまとめたいという衝動に駆られたわけです。

請求書から「見積書」をつくる仕様

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freeeでは、表立って「見積書」という項目は出てきません。

メニューでよく見かけるのは「請求書」だけですよね。実は、この請求書の作成の中に見積書を作成できる項目があります

最初は「おいおい、まさかここかよ」と驚きましたが(笑

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そして請求書の作成画面に入ると、存在感の内容に文言があるのを確認できますか?

「請求書の作成後に自動で見積書と納品書が作成されます」ということ。

つまり、請求書を先に作成すれば見積書ができます。おもいっきり順番が逆になっちゃっているため、戸惑う人もいればここで断念する人も多そうですね。

たぶんfreeeとしては最初は請求書のみ作れる仕様にしていたけど要望が出てきて、あとから付けた機能という感じが否めないです。中途半端な創りですからね。

前述のとおり、freeeでなんとか一本化したい、と面倒くさがりのシンプル派にとっては、これも受け入れた上で運用させたいと思ったのです。

使いづらくても乗り越える、freeeで見積書発行する

さっそく見積書を運用ベースにまわした方法です。間違いやすいポイントもあるので要注意ですね。

請求書の仕様にある「請求日」は適当でOK

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最初は請求書の項目ベースで、作成しなくてはなりません。

ここで出てくるのが「請求日」という項目。そもそも見積もりの段階で請求日なんて決まっていません。

この請求日は見積書には出てこないため、まずは適当な日にちで大丈夫です。いつも入力日で終わらせていますね。

見積もり日を入力する

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追加情報の中に、見積日を入力する欄が入っています。

ここで見積もりした日を入れておきましょう。

共通点プレートで備考欄を空白にする

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いきなり山場になります(笑。注意したいのが備考欄です。

共通点プレートにテキストを入れていると、見積書・納品書・請求書のすべての備考に、同様のテキストが入ってしまいます

たとえば、見積書に「作業ボリュームによっては金額が~」という文言をテンプレート的に入れますよね?すると、請求書にも自動的にこの文言が入ってしまいます。

逆も同じで、共通点プレートに請求書でよく利用する「お振込手数料はご負担ください」の文言も備考欄に入れていたら、見積書にも出てきてしまいます。

そのようなミスを侵さないために共通点プレートの備考欄は空白にしておきましょう。

必要とあれば、都度見積書別に注意書きを備考欄に入れていくしかありません。ちょっと面倒ですが、ここを乗り越えれば使えるレベルになるので。

ちなみに、て入力で備考欄に入れている内容は

  • 見積もり期限
  • 作業ボリュームによって~
  • お見積りありがとうございます、ご検討ください。

の3つです。

見積書として利用するには、下書き保存

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確認画面のあとに、保存画面が出てきます。

この時には「下書きとして保存する」をクリックしましょう。請求書として保存してしまうと、取り引きに出てきてしまうため、まだ受注もしていない段階の請求書のため下書き保存で止めておきます。

見積書に切り替えるとPDFがダウンロードできる

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下書きで保存したら、あとは請求書の一覧に戻って、作った請求書(見積書)をチェック。

詳細が出てくるので、その時にタブにある「見積書」をクリックすれば出来上がります。PDFでダウンロードできるので、これをクライアントにメールもしくは郵送すれば完了です。

癖はあるものの、なんとか利用できる

ここまでできれば、あとはfreee上で見積書→請求書の流れがつくれます

freeeで完結できるメリットは、請求書からの仕訳・入金確認が楽で確実なこと。1つのツールで完結するため、請求漏れもなくなり、入金漏れもなくなります。

備考欄の記入が手間になってしまいますが、現時点でもなんとか運用できるレベルです。

100%満足行くような機能ではありませんが、実用できるので我慢するしか無いですね。あくまで、おまけ機能だと思いますので、

あとがき

せめて備考欄はそれぞれの共通テンプレートが欲しいですね。

請求書ならこの備考欄、見積書ならこの備考欄、という形でのテンプレートです。なんとかならないかなぁ。

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